İnsan sermayesi yönetimi şirketler için en öncelikli konuların başında gelir. Şirketlerin verimliliğini belirleyen ve geleceğine yön veren çalışanlara dair birçok süreç insan sermayesi başlığı altında toplanır. Şirketler tarafından bir iş ilanı oluşturulmasından çalışanların ücretlendirilmesine kadar oldukça geniş bir alan insan sermayesi yönetiminin konusudur.
Şirketler çalışan topluluğu açısından sürekli bir değişim içerisindedir. Şirketin büyümesi, ek iş gücüne ihtiyaç duyulması veya şirketten ayrılan çalışanların görev ve sorumluluklarının üstlenilmesi gibi nedenlerden yeni çalışanlara ihtiyaç duyulur. Bu da insan kaynakları departmanının düzenli olarak yeni yetenekleri şirket bünyesine katması ve mevcut çalışanların farklı pozisyonlarda görevlendirilme süreçlerini yönetmesini gerektirir.
SAP’nin kapsamlı insan sermayesi yönetimi çözümü SuccessFactors içerisinde barındırdığı Onboarding modülü ile işe alıştırma, çapraz işe başlatma, yeniden işe alma ve işten ayrılma süreçlerinin yönetimini kolaylaştırır. Gelin, SAP SuccessFactors Onboarding’in işe başlama ve oryantasyon süreçlerine nasıl katkı sağladığına yakından bakalım.
SAP SuccessFactors Onboarding Nedir?
SAP SuccessFactors Onboarding, şirketlerin işe başlama ve işten ayrılma süreçlerinin yönetimlerini dijitalleştiren ve kolaylaştıran bir çözümdür. SuccessFactors Onboarding, şirket bünyesine dahil olan yeni çalışanların ilk iş gününden de bile önce çalışma ortamına dahil olmasına yardımcı olur. İşe başlama sürecini sadece yeni çalışanlar ile sınırlandırmak doğru değildir. Şirket içerisinde gerçekleşen pozisyon ve görev değişiklikleri ile çeşitli nedenlerle verilen aralardan sonra işe geri dönen çalışanlar için de benzer bir alıştırma sürecine ihtiyaç vardır.
SuccessFactors Onboarding ile yeni çalışanları henüz iş başı yapmadan önce şirket kültürüne entegre edilmesi amaçlanır. Onboarding sistemi ile yeni çalışanlar kendileri hakkındaki bilgileri ve gerekli evrakları kolaylıkla iletebilir. Yeni çalışanlara ilk andan itibaren kişiselleştirilmiş bir deneyim sunularak beraber çalışacağı insanlar hakkında bilgi sahibi olma oryantasyon için kaynaklara erişim imkanı sunulabilir.
Çalışanların genel olarak 1 yıl içerisinde aynı şirkette kalıp kalmamaya karar verdiği düşünüldüğünde her günün değeri çok daha ön plana çıkar. Bir kişinin adaydan şirketin bir çalışanına dönüşümü ve şirket kültürüne adapte olması gibi süreçler şirketler için iş gücü ve maliyet olarak yansır. Bu sebeple şirketler için çalışanların uzun soluklu bir biçimde ve en iyi performansları ile şirkette yer almaları son derece önemlidir. SAP SuccessFactors Onboarding ilk yeni çalışanlar üzerinde iyi bir intiba bırakabilir aynı zamanda alışma ve oryantasyon sürecinin çok daha hızlı gerçekleşmesini sağlayabilirsiniz.
Mevcut personelin, şirket içerisinde pozisyon değişimlerinde yani çapraz işe alımlarda ise çalışanın değişen görevi, sorumlulukları ve yeni ekip arkadaşları ile kısa sürede kaynaşması hedeflenerek olası kayıp zamanın önüne geçilmesi hedeflenir.
SAP SuccessFactors Onboarding’in Özellikleri
SAP SuccessFactors Onboarding, sunduğu özellikler ile insan kaynakları departmanına yeni ve mevcut çalışanların işe başlama ve gerçekleşebilecek işten ayrılma süreçlerinin yönetimini iyileştirir.SAP SuccessFactors Onboarding’in sahip olduğu özellikler şunlardır:
Bilgi ve Belge Toplama
SAP SuccessFactors Onboarding, işe alım sürecindeki dosya işlemlerini basitleştirir. Şirketlerin insan kaynakları uzmanları, işe yeni başlayanlardan talep ettiği bilgiler doğrultusunda özelleştirilmiş formlar oluşturabilir. Aynı zamanda farklı ülkelerde zorunlu tutulan standart formların da yeni işe başlayanlar tarafından Onboarding sistemi üzerinden tamamlanması istenebilir.
SAP SuccessFactors, e-İmza desteğine de sahiptir. İşe yeni başlayan kişiler platform üzerinden oluşturdukları dosyaları e-İmza sistemi ile imzalayarak resmi geçerlilik kazanmasını sağlayabilir. Şirketler açısından ise SuccessFactors Onboarding ile sunulan dosya yönetim sistemi sayesinde toplanan dosya ve verilerin saklanması, işlenmesi kolaylaşır.
Görev ve Süreç Yönetimi
SuccessFactors Onboarding modülü, işe başlama ve işten ayırma kapsamında sıklıkla gerçekleştirilen görev ve iş süreçlerine hızlı çözümler sunar. Sunulan bu yetenekler sayesinde görev ve süreçler hatasız, hızlı ve basit bir şekilde gerçekleşebilir.
Görev ve süreç yönetimi altında sunulan özelliklerden ilki yeniden işe alma ve yeni işe alma süreçlerinin ayrılmasıdır. Eski istihdamların yeniden işe alımlarını, yeni işe alımlardan ayırarak ayrı bir biçimde ele alınması sağlanabilir.
İnsan kaynakları sürecini kolaylaştıran bir başka özellik ise çalışan transferidir. Özellikle geniş bir coğrafyaya yayılmış küresel şirketlerde çalışanların başka şehirlerdeki veya ülkelerdeki ofislerde görevlendirilmesi oldukça yaygındır. SAP SuccessFactos Onboarding ile çalışanların farklı ülke veya bölgeler arasındaki transferi hızlı bir şekilde gerçekleştirilebilir.
Kurumsal hayatın birincil iletişim kanalı olan e-postalar, özellikle yeni işe alınan çalışanlar için tek iletişim yolu olabilir. SuccessFactors Onboarding içerisinde yer alan e-posta desteği ile eksik belgelerin tamamlanması, yeni çalışanlara ekipman sağlanması gibi süreçler hakkında otomatik bilgilendirme mailleri yeni işe başlayanlara yollanabilir.
Dahili işe alım veya çapraz işe alım olarak da adlandırılan dahili bir çalışanın farklı bir rolü üstlendiği durumlarda özelleşmiş işe alım süreçleri gerçekleştirebilirsiniz. Çalışanın yeni rolüne, ekibine ve yöneticilerine kısa sürede uyum sağlaması için süreci yönetebilirsiniz.
Yeni işe alım, yeniden işe alım ve dahili işe alımın yanı sıra işten ayırma süreçlerinin yönetimine de yardımcı olur. Mevcut çalışanın şirketten ayrılması için bir işten çıkış süreci oluşturup yürütebilirsiniz.
SuccessFactors Onboarding’in görev ve süreç yönetimine yönelik bir diğer özelliği ise özelleştirilmiş görevlerin oluşturulabilmesidir. Şirketlerin benzersiz ihtiyaçları doğrultusunda veri toplama ve diğer süreçlerin özelleştirilmesi mümkündür.
Yeni Başlayan Sayfası
SuccessFactors Onboarding ile yeni başlayan çalışanlara yönelik özel bir internet sayfası sunulur. Bu sayfa üzerinden işe yeni başlayacak olan personel form doldurma ve belge yollama gibi işlemleri gerçekleştirebilir. Aynı zamanda bu web sayfası aracılığı ile şirket kültürüne, görev ve sorumluluklara dair bilgilendirmeler de yeni başlayanlara sunulabilir.
SAP SuccessFactors HCM ve 3. Parti Entegrasyonlar
SAP SuccessFactors HCM’nin bir parçası olan Onboarding, diğer SuccessFactors modülleri ile uyumlu çalışır. İşe alma yönetimi modülü Recruiting ile bağlantılı bir şekilde Onboarding sürecini başlatabili veya işe yeni başlayanlar için Learning modülü üzerinden çeşitli eğitimler sunabilirsiniz.
Diğer SuccessFactors modülleri ile entegre çalışmanın yanı sıra Onboarding modülü 3. parti çözümlerle de beraber çalışabilir. DocuSign, OpenText ve harici insan kaynakları yönetim sistemleri ile entegre bir şekilde çalışabilir.
SAP SuccessFactors Onboarding’in Avantajları Nelerdir?
İşe başlatma sürecinin verimli bir hale getirilmesinde SuccessFactors Onboarding sahip olduğu özellikler şirketlere ve çalışanlara birçok avantaj sağlar. SuccessFactors Onboarding’in öne çıkan avantajları ise şunlardır:
- İşe başlatma süreçlerini hem şirket hem de çalışanlar adına daha pratik hale getirir.
- Yeni işe alınanların oryantasyon sürecini kısaltır ve daha verimli hale getirir.
- Yetenek yönetimini güçlendirerek çalışanların uzun süre şirket bünyesinde tutulmasına katkı sağlar.
- Mevcut personelin, şirket içerisindeki farklı rollere veya farklı lokasyona geçiş süreçlerinin sorunsuz olarak gerçekleşmesini sağlar.
